Politique desrenseignements personnels

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.

Notre organisme s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé. Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservations des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

À l’interne, Vents d’espoir de la Vallée du Saint-Laurent ne permet qu’un accès limité aux renseignements personnels des employés, aux dossiers médicaux de nos participants ainsi qu’à nos donateurs et clients. Les accès sont donnés uniquement aux dirigeants qui doivent les connaître aux fins de leurs fonctions. Toutes demandes d’informations personnels provenant de l’interne ou de l’externe doivent passer par le responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable, ici, la direction générale, prend toutes les mesures nécessaires au respect de la protection des données personnelles, soit de limiter la quantité de données traitées dès le départ et de donner accès aux données uniquement aux personnes désignées ou à des tiers qui détiennent une autorisation spéciale et ponctuelle (exemple : service des impôts, procureur, etc.).

Toutes demandes provenant de l’interne ou de l’externe concernant un employé, un participant, un donateur ou un client doivent passer au préalable par le responsable de la protection des renseignements personnels. Aucune information personnelle ne doit être divulguée sans son autorisation.

Toutes modifications des renseignements personnels doivent également être mentionnées au responsable uniquement.

Tous les renseignements personnels fournis par vous-même sont conservés sur une plateforme sécurisée, à accès restreint au gestionnaire de l’entreprise. Vents d’espoir de la Vallée du Saint- Laurent prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger les renseignements personnels de nos employés, participants, donateurs ou clients, tels que : usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière.

Avant qu’un enregistrement ne puisse commencer, l’employé ou toute autre personne qui a l’intention d’enregistrer la réunion, la discussion impromptue ou toute autre forme de conversation doit demander si tous les participants consentent à être enregistrés. Dans le cas où le consentement unanime n’est pas obtenu, la réunion ne peut être enregistrée.

L’accès aux enregistrements mentionnés au paragraphe ne doit pas être donné à quiconque n’a pas assisté à la réunion, à la discussion impromptue ou à toute autre forme de conversation (en personne, par téléphone ou en ligne), à moins que tous les participants n’aient donné leur consentement préalable à une diffusion plus large.

Un incident relatif à la vie privée se produit lorsqu’on sait ou qu’on soupçonne que des renseignements personnels sont :

• Transmis par erreur;
• Perdus ou volés;
• Consultés sans autorisation;
• Utilisés à une fin différente de la raison pour laquelle ils ont été recueillis à l’origine, à moins que le changement d’utilisation ne soit autorisé par les lois sur la protection de la vie privée ou d’autres lois ou par le consentement d’une personne;
• Divulgués de manière inappropriée à des personnes qui n’ont pas de raison légitime de consulter ces renseignements personnels.

Toute personne qui a connaissance d’un incident relatif à la vie privée doit le signaler au responsable de la protection des renseignements personnels dans les 24 heures qui suivent.